仕事の効率アップはデスクの整理から!デスク周りの片づけポイント!

あなたのデスクの上、散らかっていませんか?

仕事の効率を上げるためにもデスク周りの整理は重要ですが・・

そうわかっていても、忙しい仕事時間の中で継続して実践するとなると難しいものですね。

 

「机の上の状態は頭の中の状態と同じ」とも言われます。

ここではデスクを整理するメリットと、おすすめの整理法をお伝えします!

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デスク周りを整理するメリット

デスクの上はパソコンを中心に書類や紙の資料、それに加えてファイルや文房具、レシート、マグカップなど・・

積みあがってしまうと余計に片付けが面倒になりますね。

でも、整理をするといろいろなメリットがあるので最初にそこからお伝えしたいと思います。

 

時間を節約して仕事効率をアップできる

探し物の時間が減る

デスク周りが片付いていると、モノを探す時間が減るというのは良く言われるところ。

 

以前の職場に大切なお客様に渡す書類が見つからない、といってはしょっちゅう探している人がいました。

ほとんどの場合は書類の間やファイルの中から出てきて問題なく進められるのですが、そういうことが何度かあると周囲からの信頼を失って、社内評価が下がってしまいます

 

書類がすぐに取り出せると上司の評価もアップしますし、同僚からの信頼も厚くなりますね!

 

物がすぐに取り出せて仕事効率が良くなる

ファイルや文房具など頻繁に使う物が整理されていると、ワンアクションで取り出せるので効率良く物事が進められます。

 

例えば電話がかかって来てメモを取る場合も、メモ用紙、ボールペンがすぐに取り出せると電話の相手を待たせずに本題に入れますね。

 

モノが整理されている状態は、どこに何があるのかをわかっている状態。

何かあった時にすぐに対応できると貴重な時間を無駄にしなくてすみます。

 

スペースが広くなって仕事効率が良くなる

整理してモノを減らしていくと、当然ながら広いスペースが出来ます。

何かを検討したり、書類を書いたりするにもスペースが広いとやりやすいです。

 

逆に、狭いスペースだとどうでしょうか?

メモを取るにも一苦労といった状態になってはいませんか?

 

掃除の時間も減る

デスク周りの掃除は自分でやるという人の場合は掃除の時間が減るのも直接的なメリットです。

 

仕事に集中できる

視覚情報が多すぎると疲れる

デスク周りが乱雑な状態だと集中力が低下します。

 

というのは、散らかっていてモノの多い状態は目から入る情報量が多いので、脳が処理する情報が多くなり疲れてしまうのです。

 

反対に、スッキリと片付いた状態では目に入る情報も整理されています。

余計なことに神経を使わなくてすむので、集中して仕事に取り組みやすくなります。

 

カフェで仕事がはかどる理由は?

よくカフェに行くと集中して仕事が出来るという人が多いですね。

集中力が増すのはコーヒーの香り?それとも電話が鳴らないから?

 

それもあるかもしれませんが、机の上に何もない状態も効果を上げていることが間違いないです!

 

わたしの場合、机上に何もないというのは苦手で、カレンダーや本、ちょっとしたおもちゃなどあった方が落ち着きます。

 

仕事に集中できるデスクというのは人それぞれなので、一番心地よい状態が作れるようにまずは整理・整頓から取り掛かりましょう♪

 

おすすめのデスク周りの整理手順

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散らかったものを整理する方法としておすすめなのは、なるべく簡単なところから手を付けること。

そして、一度で全部やろうとせず、1日5分など時間を決めて取り組むことです。

 

途中で片付けが嫌になってしまわないように、です!

 

整理の手順は、①仕事と関係のない余計なものを取り除く、②文房具の整理、③書類や書類立て・資料の整理、④パソコン周辺の整理、⑤引き出しの整理、というように簡単なところから取り組んで見てください。

 

①仕事と関係のない余計なものを取り除く

デスクの上を仕事に関係するもの、そうでないものに仕分けをします。

ここでは紙の資料の整理などはまだしません。

 

仕事に関係しないものの例としては、

いただいたお土産、お菓子など食べ物、写真、おもちゃ、ランチの時にもらった割引券などもあるでしょうか。

 

仕事と関係ないので全部無くしても大丈夫ですが、仕事のヒントにつながるようなものなら最小限だけ残すようにします。

 

もらったお土産などをずっと置いている人がいますね。大切なものならばデスクに飾るよりも自宅に持って帰るという方法もあります。

②文房具の整理

仕事道具の文房具も必要以上に机の上に出していると作業の邪魔になったりして非効率です

筆記用具や定規などわたしも増えてしまうのですが、本当によく使っているのは数本なんですよね。使っていないものはインクも減らないのでずっと立てっぱなしになっていたり・・

 

現役で使っているもの以外は机に置かない!

そう決めるとスッキリします。

 

③書類や書類立て・資料の整理

オフィスが散らかる元凶になっているのは書類や資料が大半ではないでしょうか?

書類の整理は本当に厄介ですね。

書類の整理についての本も沢山出ているほどオフィスの書類の整理は複雑です。

 

ここでは自分のデスクの上に限って整理する方法をお伝えします。

 

書類の仕分け

 

最初に書類・資料は今の仕事に関係するもの、そうでないものに仕分けます。

 

今の仕事に関係するものの中にもう終わった仕事が混じっていないでしょうか?

基本的にデスク上の書類は取り掛かり中の案件だけにしておきます。

 

仕分けた書類を移動する

今やっている仕事に関するものは書類立てに入れ、それ以外は廃棄する・ファイリングするなどルールに従って処理をしていきます。

 

書類というものは平らにして置いておくとすぐに積みあがっていくので、なるべく立てて収納します。

会社を出る時には書類立てに入れて帰るのを習慣にしてみてください。

 

いらない書類を廃棄する

書類や資料、特に本などは捨てるのに抵抗がある・・

そういう人も多いのではないでしょうか?

 

わたしも本や雑誌、フリーペーパーでも雑誌の形態をしていると、ついつい保管しておきたくなります。

 

でも。必要ないものはだたの紙なので捨ててスッキリさせましょう。

 

面倒ですが整理整頓も仕事のうちだと思って、書類はなるべく捨てるよう心掛けてみてください!

 

④パソコン周辺の整理

パソコン周りは周辺機器、机の上や下にはケーブル類がひしめき合っていませんか。

ケーブルボックスを使って整理するのもおすすめの方法です。

 

仕事場に置いてあるパソコンや周辺機器は現役で使っているものだけでしょうか。

古いパソコン、周辺機器は取っておく理由があるでしょうか?

ないのなら捨てても問題ありませんね。

 

⑤引き出しの整理

引き出しの整理は、基本的には全てのものを外に出してから始めます。

出したものを、いるもの、いらないものに仕分けていきます。

収納グッズなどもありますが、整頓されていても容量一杯までモノを詰め込むよりは容量の7割程度までモノを減らす方が見やすく、使いやすくなりますよ。

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