家にある書類を短時間で苦手な人でも整理できる!簡単3ステップ片づけ術とは?

家の中の書類、いつの間にかこんな状態になっていませんか?

ノートやクーポンなんかも積みあがっちゃってます。

実は我が家のダイニングの一角、リアルにこんな状態になっていました。

書類整理が苦手、わたしもそうですが、そういう人多いですよね!

 

そこで、苦手な人でもできる簡単3ステップで家の書類を整理する方法をご紹介したいと思います!

 

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家の中の書類が片付かない理由は?

家庭の書類というのはレシートだったり、取説だったり、土地の権利書だったり。

書類と一口に言っても、

重要度もサイズもバラバラですね。

 

支払いや返信をしなければならないもの、捨てるものなど、その処理方法もいろいろです。

これでは整理するのが大変ですね!

 

曖昧な方法で整理していると、振込用紙をなくしたり、出欠の返信を忘れたり、と

すぐに書類が迷子になってしまいます!

 

書類は3ステップで簡単整理

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では、簡単に、確実に整理するにはどうしたらよいでしょうか?

 

誰にでも処理できるような書類整理の流れをつくること

これができれば書類整理が楽ちんになります♪

 

書類整理の流れとは?

書類が家に入って来て、最終的に処理されるまでの流れををまとめてみました。

 

1、書類の受け入れ

2.書類の仕分け

3.書類の処理

 

1、の書類の受け入れとは郵送で届いたり、学校から届いたりする書類を受け取ることです。

2、の書類の仕分けとは、届いた書類を分類することです。

3、の書類の処理とは、分類した書類のうち重要なものは保管したり、領収書なら支払いをしたりといった具合です。

 

書類は、この流れに沿って3ステップで整理していきます。

ここから各ステップごとに整理しやすいコツをご紹介いたします。

 

ステップ1 書類の受け入れ

書類の受け入れでは、届いた書類は必ずすぐに封筒から出すようにします。

これがコツの1つめです。

個人的な手紙なら封筒にいれて取っておくのが普通かもしれません。

でも、書類の場合はその必要はありませんね!?

 

書類を受け入れたら中身が分かるように開いておく。

そうすれば ”あとで読むから” と封筒のまま積みあがることもありません。

 

封筒はほとんどの場合必要ないので捨ててくださいね。

 

あなたの身の回りには封筒に入った請求書や、折りたたまれた学校からのお知らせなどはないでしょうか?

 

ステップ2 書類の仕分け

次は書類の仕分けになります。

書類は重要な書類・絶対に取っておく書類一定期間保管しておきたい書類、保管する必要のない書類の3つに仕分けます。

 

それぞれどんな書類が該当するかの例を挙げると下記のようになります。

重要な書類 絶対に取っておく書類

土地や建物の権利や契約に関する書類

生命保険などの証書 国民年金、厚生年金の証書 保険証、

介護保険の介護保険被保険者証

その他契約書類(公共料金等)

あまり頻繁にもらう書類ではないですね(笑)。

超重要なので、決まった場所にきちんと保管しておきたい書類です。

 

一定期間保管しておきたい書類

公共料金の利用明細書

クレジットカード類の利用明細書 病院の領収書

お薬手帳や健康診断の結果 その他の領収書、

レシート類 家電などの保証書、取扱説明書

子どもの学校のプリントやお知らせなど ・・・

 

家庭によっても違うと思いますがだいたいこんな感じでしょうか。

必用な期間だけ取っておいて、あとは捨てて良い書類です。

 

これらに該当しないものとしては、ダイレクトメールや一度読めば充分なお知らせなど。

例えば、近隣の道路工事や町内会の役員交代のお知らせなどですね。

つまり、保存する必要のない書類です!

 

詳しくはこちらの記事でも解説しています→

家庭の書類の整理法!ためこんだ書類を素早く整理するコツとは?

 

ステップ3 書類の処理

ステップ2では重要な書類・絶対に取っておく書類一定期間保管しておきたい書類、保管する必要のない書類に書類を分類しました。

書類の処理は分類した書類ごとに行います。

 

重要な書類・絶対に取っておく書類

重要書類として保管しておくのがこの書類。

出来れば家族にも保管場所がわかるようにしておくのがベターです。

中身の見えるポケットファイル(透明のビニールに書類を入れるようなタイプ)がおすすめです。

 

一定期間保管しておきたい書類

手続きする(支払い、返信など)か、一時的に保管する必用があるのがこの書類です。

 

手続きする処理はなるべく早めがいいのですが、請求書などを月末に払うといった場合もありますね。

すぐに処理したいもの

返信、支払いなど必要なものは中身の見えるクリアファイルに保管するのがおすすめです。

中身がみえるようになっていれば忘れることはありませんね。

 

ポイントは、1つのファイルに1枚だけ入れること。

重ねて入れると何が入っていたか忘れることに!

 

一定期間保管するものには個別フォルダーが便利!

以前は全部クリアファイルに入れていたのですが・・

なんでも放り込んでしまったので中身がぐちゃぐちゃに。何が入っているのかもわからなくなっていました。

書類整理の苦手な人には向いていない方法ですね(^^;

 

そこで、今は個別フォルダーをつかって仕分けています。

 

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コクヨ 個別フォルダー(カラー) A4 グレー 10枚

 

個別フォルダーって何?

と思った人も多いのではないかと思います。

地味な外観ですが穴あけ不要でファイリング可能(というか挟むだけ)なので素早い仕分けができます!

価格が安いのもいいですね♬

 

わたしの場合、タブのところに【保育園】、【病院】、【カード】などタイトルを書いて使っています。

個別フォルダーは書類立てにしまっていますが、それ自体薄いので一時保管の書類全部でもたいした分量にはなりません。

省スペースなのもおすすめポイントです!

 

保管する必要のない書類

ここまで分類が出来てしまえばあと一歩。保管する必要のない書類を廃棄するだけです!

 

まとめ

3ステップに沿って書類を整理すると、書類が途中で迷子になり放置されることが少なくなりました。

みなさんもどうぞ取り入れてみてください♬

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